Kompleksowy system do zarządzania projektami

Na rynku istnieje relatywnie dużo rozwiązań informatycznych, wspierających zarządzanie projektami. Oprócz tego, co oferuje rynek, pasjonaci Excela z podstawową wiedzą programistyczną tworzą w swoich firmach „domowe” rozwiązania, które również w określonym stopniu wspierają zarządzanie projektami.

Jak wybrać właściwe oprogramowanie do zarządzania projektami?

Pomijając „domowe” rozwiązania i skupiając się na dedykowanych programach, trudno jest znaleźć takie, które oferuje kompleksowy zbiór funkcjonalności, obejmujący wszystkie etapy cyklu życia projektu – od oceny pomysłu na jego powstanie, aż do jego zamknięcia i oceny poprojektowej.

Jeszcze trudniej jest znaleźć programy, które jednocześnie oferują funkcjonalności, związane z zarządzaniem portfelami projektów, umożliwiające skuteczne zaprojektowanie np. procesu rozwoju nowych produktów (tzw. New Product Development) w oparciu o Stage Gate Methodology, albo posiadające funkcjonalności, wspierające regularne przeglądy projektowe. Równie trudno jest znaleźć takie programy, które w równym stopniu spełniają oczekiwania zarządu firmy, kluczowych menedżerów, menedżerów projektów oraz zespołów projektowych.

Zarządzanie projektami w oparciu o FlexiProject HouseDedykowane, kompletne rozwiązanie

Aby sprostać wymaganiom rynku, eksperci FlexiSolutions podjęli wyzwanie stworzenia jednego systemu, który oferowałby wszystko, czego firma może potrzebować do wsparcia zarządzania projektami.

O zaletach systemu FlexiProject opowiemy w oparciu o FlexiProject House, który jest przedstawiony na rysunku obok i przedstawia kompletny zbiór funkcjonalności, oferowanych przez system.

Piętro – Zarządzanie

Piętro nazwane „Zarządzaniem”, czyli dach FlexiProject House, to szereg funkcjonalności, stworzonych głównie dla zarządów oraz kluczowych menedżerów firm. Naszą intencją jest zapewnienie kluczowemu kierownictwu firm komfortu, że z jednej strony wybierają w obiektywny sposób do realizacji projekty o największym wpływie na realizację strategii firmy, a z drugiej, mają do dyspozycji pełną wiedzę – przedstawioną w przyjazny sposób – o kondycji wszystkich realizowanych projektów.

W szczególności, w ramach tego piętra FlexiProject oferuje:

  • Moduł Scoring – wspiera obiektywny proces wyboru najlepszych projektów do realizacji. W systemie można stworzyć dowolną ilość schematów scoringowych, co pozwala przepuszczać przez sito innych zestawów pytań projekty inwestycyjne oraz innych dla konceptów, dotyczących projektowania i wdrażania na rynek nowych produktów. System pozwala na wskazanie w organizacji osób, które chcemy, aby w ramach konkretnych kryteriów i pytań oceniały poszczególne projekty.
  • Przeglądy projektowe funkcjonalność, pozwalająca przeprowadzać przeglądy projektowe, minimalizując jednocześnie potrzebę tworzenia prezentacji Power Point. System posiada zaprojektowane ekrany – „slajdy”, które po wypełnieniu przez menedżera projektu (część elementów uzupełnia się automatycznie), pozwalają kadrze kierowniczej firmy ocenić bieżącą kondycję projektu. Ta funkcjonalność jest szczególnie użyteczna dla biur zarządzania projektami oraz zarządów firm – tym pierwszym oszczędza czas na przygotowywanie prezentacji, a tym drugim daje dostęp do bieżącej wiedzy o kondycji projektu praktycznie w każdej chwili.
  • Powiązanie ze strategią oraz zarządzanie portfelami projektów – system pozwala powiązać projekty z celami strategicznymi organizacji oraz grupować je w tematyczne portfele i nimi zarządzać.

Piętro – Standardy

Firmy potrzebują skutecznie zarządzać projektami, a ta skuteczność jest zapewniona przez stosowanie najlepszych metodyk takich jak Prince2, PMI czy też Stage-Gate Methodology.

Organizacje z dużą dojrzałością w dziedzinie zarządzania projektami, dostosowały te światowe metodyki do swoich indywidualnych potrzeb.

Natomiast organizacje, które dopiero budują swoją dojrzałość w zarządzaniu projektami, są na etapie „dostrajania” się do najlepszych praktyk – trochę eksperymentując i patrząc, co u nich się sprawdza, a co nie – jest to proces, który prawie każda organizacja musi przejść.

Jesteśmy przekonani, że wybierając system FlexiProject, ten proces może być istotnie krótszy, a firma dużo szybciej może osiągnąć wysoki poziom doskonałości w zarządzaniu projektami.

Dużym firmom, korporacjom, system FlexiProject pozwala na zautomatyzowanie ich wewnętrznych standardów – najlepszych praktyk – zarządzania projektami. Po utworzeniu odpowiednich schematów/procesów zarządzania projektami, system wymusza na użytkownikach, aby się tych standardów trzymali.

Jeśli firma np. projektuje i wdraża na rynek nowe produkty i używa do tego celu Stage-Gate Methodology, to od teraz taki proces może być prowadzony w systemie FlexiProject. Jeśli do tej pory korporacja używała różnych narzędzi do realizacji projektów, to będzie mogła z nich zrezygnować na rzecz korzystania z jednego, zintegrowanego systemu FlexiProject.

Mniejsze firmy, które nie mają jeszcze wypracowanych własnych standardów, mogą przede wszystkim skorzystać z gotowych już w systemie dokumentów, typu Karta Projektu, Karta Zamknięcia Projektu, Formularz Przeglądu Projektowego, Wniosek o Zmianę w Planie Projektu, Karta Ryzyka, Karta Zadania Projektowego, gotowe formularze do stworzenia budżetu projektu itp. Te dokumenty są dostępne w systemie i firma może od razu z nich korzystać.

Kolejną atrakcyjną funkcjonalnością, z punktu widzenia mniejszych organizacji, jest fakt, że system wymusza stworzenie planu projektu, a następnie monitorowania stopnia realizacji projektu w odniesieniu do tego planu – jest to ważna rekomendacja metodyki Prince 2. W praktyce oznacza to, że decydując się na FlexiProject, firma otrzymuje wraz z systemem gotowe rozwiązania, wynikające z najlepszych metodyk.

Piętro – Narzędzia

To piętro oferuje wszystkie niezbędne funkcjonalności, pozwalające najpierw zaplanować, a potem skutecznie zrealizować każdy projekt w organizacji. Piętro stworzone zostało w szczególności dla menedżerów projektów oraz zespołów projektowych.

Oferowane narzędzia w postaci karty projektu, harmonogramu, formatek budżetowych, ryzyk czy zasobów, pozwalają stworzyć dobry plan projektu, a następnie skutecznie monitorować stopień jego realizacji. To, na co warto zwrócić uwagę, to zautomatyzowany proces zarządzania istotnymi zmianami w planie projektu.

Kompletny system do zarządzania projektami FlexiProjectPiętro – Współpraca

Badania z dziedziny zarządzania projektami jednoznacznie wskazują, że kluczem do sukcesu każdego projektu jest odpowiednia komunikacja w zespole projektowym oraz komunikacja pomiędzy zespołem projektowym, a pozostałymi interesariuszami, którzy są zainteresowani bezpośrednio lub pośrednio sukcesem projektu.

Zespoły projektowe mogą budować w systemie FlexiProject wątki dyskusyjne wokół każdego zadania projektowego. Odpowiedni system powiadomień mailowych powoduje, że ludzie nie zapominają o swoich obowiązkach projektowych. System statusów, odpowiednich ikon, natychmiast zwraca uwagę menedżera projektu na te obszary projektu, które wymagają jego interwencji. Odpowiednie zarządzanie dokumentacją projektową oraz produktami projektu, zapewnia potrzebny porządek, wszyscy wiedzą, gdzie są finalne wersje dokumentów.

Bogaty wachlarz dostępnych w systemie raportów, dashbordy projektowe oraz moduł przeglądów projektowych gwarantują, że kluczowi menedżerowie w firmach mogą na bieżąco monitorować przebieg projektu i odpowiednio reagować.

Kompleksowy system do zarządzania projektami

Podsumowując, FlexiProject House pokazuje, że system FlexiProject to kompleksowe rozwiązanie, integrujące wszystkie aspekty zarządzania projektami w firmach.

Wybierając ten system, dajesz sobie możliwość stworzenia całego ekosystemu zarządzania projektami w Twojej firmie wokół jednego, dobrego narzędzia. Narzędzia, które automatyzuje najlepsze światowe metodyki zarządzania projektami, pozwala na ich elastyczne „dostrojenie” do indywidulanych potrzeb i jednocześnie od razu oferuje szereg gotowych rozwiązań.