Proces zamknięcia miesiąca – najczęstsze problemy

Zaczynając od tego, jakie czynności składają się na zamknięcie miesiąca (w jakiej kolejności są wykonywana, kiedy je wykonujemy, kto je wykonuje, itd.)  zorientujemy się, że zadając to pytanie w różnych firmach, otrzymamy zróżnicowane odpowiedzi. Najczęściej jednak proces zamknięcia miesiąca wykonywany jest w oparciu o wewnętrzną procedurę, z wykorzystaniem checklisty zamknięcia miesiąca. Takie podejście generuje jednak następujące problemy:

  • Zamknięcie miesiąca wymaga współpracy
    Im większa spółka czy grupa spółek, tym więcej osób zaangażowanych w zamknięcie miesiąca. Często oprócz działów księgowych, zaangażowane są także inne działy – controlling, finanse, czy też biznes. Aby wykonać określone czynności w procesie, ktoś musi zakończyć poprzedzający krok, np. aby zaksięgować rezerwy, controlling musi je oszacować. Im więcej osób w procesie, (zwłaszcza z różnych działów i z różnych lokalizacji) tym trudniej procesem zarządzić, zwłaszcza, jeśli jako narzędzie mamy do dyspozycji checkliste w wordzie czy excelu.
  • Brak algorytmów w procedurach
    Spisane procedury przeważnie mają sztywne ramy lub algorytm jest wpisany w ich opis, np. „sprawdź saldo jeśli zmiana do poprzedniego miesiąca jest większa niż 10%”. Siłą rzeczy wiele czynności wykonywanych w trakcie zamknięcia miesiąca jest wykonywanych nadmiarowo, zgodnie z procedurą, ale wbrew logice.
  • Brak statystyk
    Czas zamknięcia miesiąca to często kilka dni roboczych większej grupy osób – co oznacza, że jest to kosztowny proces. W momencie kiedy jest udokumentowany jedynie w checkliście, nie do końca wiadomo które składowe zajęły ile czasu, kiedy zostały wykonane, ile razy poprawiane, etc.
  • Kompletność zamknięcia
    W dużych spółkach czy grupach, na proces zamknięcia miesiąca składają się dziesiątki (jeśli nie setki) czynności, multiplikowane per każda spółka w procesie. Kompletność weryfikowana jest najczęściej na podstawie list zamknięcia miesiąca, jednak listy mają charakter deklaratywny – tzn. jeśli członek zespołu wpisze „done”, możemy tylko wierzyć, że faktycznie czynność została wykonana. Dodatkowym problemem jest fakt, iż listy najczęściej sporządzane są w wordzie czy excelu, co generuje tradycyjne problemy z współdzieleniem plików.
  • Udokumentowanie działań
    Podobnie jak w przypadku zapewniania kompletności, w tradycyjnym procesie dokumentacja jest dostarczana poprzez opisy w poszczególnych polach listy zamknięcia miesiąca. Problemem w takim wypadku jest załączanie odpowiednich plików dokumentujących weryfikację danego kroku, np. zgodności salda z wyciągiem bankowym. Takie wyciągi załączane są m.in. na dyskach sieciowych, co prowadzi często do problemów z ich znalezieniem, nadpisaniem bądź skasowaniem.
  • Wykorzystanie uzgodnień z poprzednich miesięcy
    Często zamknięcie jednego miesiąca jest traktowane w całkowitym oderwaniu od poprzedniego miesiąca, a procedury są po prostu powtarzane. Tymczasem duży odsetek czynności nie musi być wykonywany, ponieważ dane ich dotyczące nie ulegają zmianie.
  • Audyt
    Procedury wykonane przy pomocy list zamknięcia miesiąca nie są, najczęściej, bardzo pomocne w trakcie audytu. Dzieje się tak z różnych względów, m.in. małej wiarygodności, braków w dokumentacji, problemów z jej kompletnością, itd.

 

Rozwiązaniem wielu powyższych problemów są specjalistyczne narzędzia wspomagające proces zamknięcia miesiąca, takie jak FlexiClosing czy FlexiReconciliation. Dzięki nim:

  • możemy z łatwością zarządzać procesem, śledzić status zadań, harmonogram zamknięcia, realokować zasoby, itd.;
  • możemy wdrożyć złożone algorytmy, które sprawią, że w danym miesiącu będą wykonywane czynności, które faktycznie są uzasadnione. Prosty przykład – nie będą analizowane salda, które były analizowane w poprzednim miesiącu, a się nie zmieniły. Takich algorytmów możemy zbudować dziesiątki, co ewidentnie zmniejsza ilość pracy, i to tej generującej najmniej lub w ogóle wartości dodanej;
  • możemy przeglądać statystyki procesu zamknięcia miesiąca w różnych wariantach – czas per zadania, ilość błędów, data zakończenia, osoby zaangażowane, itd.;
  • kompletność i dokumentacja będzie łatwo sprawdzalna, ponieważ w systemie będziemy mieli nie tylko udokumentowaną informację na temat statusu wykonania zdania, ale (co ważne) udokumentowaną procedurę jego wykonania;
  • wykorzystanie pracy z poprzednich miesięcy m.in. dzięki algorytmom opisanym powyżej. Praca wykonana w poprzednich miesiącach może być wykorzystana w kolejnych zamknięciach. Znów prosty przykład – jeśli zweryfikowaliśmy saldo konta i w kolejnym miesiącu saldo się nie zmieniło – system automatycznie uzna że procedura została wykonana także w najnowszym zamknięciu;
  • tak bogata dokumentacja może być udostępniona audytorowi, co może znacząco skrócić procedury audytowe

Reasumując – narzędzia takie jak FlexiClosing czy FlexiReconciliation, dzięki wykorzystanej technologii, umożliwiają znaczące usprawnienie procesu zamknięcia miesiąca.