Zamknięcie miesiąca księgowego – najczęstsze problemy

Zamykanie okresu rozliczeniowego - najczęstsze problemyZamykanie okresu rozliczeniowego to proces, na który składa się wiele czynności. W zależności od charakteru firmy oraz działalności zmienia się to w jakiej kolejności wykonywane są kolejne zadania, kiedy je wykonujemy i kto je wykonuje.

Najczęściej zamknięcie miesiąca wykonywane jest w oparciu o wewnętrzną procedurę, z wykorzystaniem checklisty zawierającej czynności zamknięcia miesiąca.

Takie podejście generuje jednak następujące problemy:

  1. Utrudniona współpraca przy zamykaniu miesiąca
    Im większa spółka czy grupa spółek, tym więcej osób zaangażowanych w zamknięcie miesiąca. Często oprócz działów księgowych, zaangażowane są także inne działy – controlling, finanse, czy też biznes. Aby wykonać określone czynności w procesie, ktoś musi zakończyć poprzedzający krok, np. aby zaksięgować rezerwy, controlling musi je oszacować. Im więcej osób w procesie, (zwłaszcza z różnych działów i z różnych lokalizacji) tym trudniej procesem zarządzić, zwłaszcza, jeśli jako narzędzie mamy do dyspozycji checkliste w Wordzie czy Excelu.
  1. Brak logiki w procedurze zamknięcia
    Spisane procedury przeważnie mają sztywne ramy lub algorytm jest wpisany w ich opis, np. „sprawdź saldo jeśli zmiana do poprzedniego miesiąca jest większa niż 10%”. Siłą rzeczy wiele czynności wykonywanych w trakcie zamknięcia miesiąca jest wykonywanych nadmiarowo, zgodnie z procedurą, ale wbrew logice.
  1. Brak statystyk podsumowujących proces
    Czas zamknięcia miesiąca to często kilka dni roboczych większej grupy osób – co oznacza, że jest to kosztowny proces. W momencie kiedy jest udokumentowany jedynie w checkliście, nie do końca wiadomo które składowe zajęły ile czasu, kiedy zostały wykonane, ile razy poprawiane, etc.
  1. Trudna weryfikacja kompletności procesu zamknięcia
    W dużych spółkach czy grupach, na proces zamknięcia miesiąca składają się dziesiątki (jeśli nie setki) czynności, multiplikowane per każda spółka w procesie. Kompletność weryfikowana jest najczęściej na podstawie list zamknięcia miesiąca, jednak listy mają charakter deklaratywny – tzn. jeśli członek zespołu wpisze „done”, możemy tylko wierzyć, że faktycznie czynność została wykonana. Dodatkowym problemem jest fakt, iż listy najczęściej sporządzane są w Wordzie czy Excelu, co generuje tradycyjne problemy z współdzieleniem plików.
  1. Problem z dokumentacją
    Podobnie jak w przypadku zapewniania kompletności, w tradycyjnym procesie dokumentacja jest dostarczana poprzez opisy w poszczególnych polach listy zamknięcia miesiąca. Problemem w takim wypadku jest załączanie odpowiednich plików dokumentujących weryfikację danego kroku, np. zgodności salda z wyciągiem bankowym. Takie wyciągi załączane są m.in. na dyskach sieciowych, co prowadzi często do problemów z ich znalezieniem, nadpisaniem bądź skasowaniem.
  1. Powtarzanie całego procesu co miesiąc
    Często zamknięcie jednego miesiąca jest traktowane w całkowitym oderwaniu od poprzedniego miesiąca, a procedury są po prostu powtarzane. Tymczasem duży odsetek czynności nie musi być wykonywany, ponieważ dane ich dotyczące nie ulegają zmianie.
  1. Utrudniona praca audytu
    Procedury wykonane przy pomocy list zamknięcia miesiąca nie są, najczęściej, bardzo pomocne w trakcie audytu. Dzieje się tak z różnych względów, m.in. małej wiarygodności, braków w dokumentacji, problemów z jej kompletnością, itd.

Poznaj systemy wspierające zamknięcie miesiąca ksiegowego - FlexiSolutions

Powyższych problemów da się uniknąć, wykorzystując do tego narzędzia wspomagające zamknięcie miesiąca. Dzięki nim w trakcie procesu zamknięcia możemy:

  • łatwo zarządzać procesem, śledzić status zadań, harmonogram zamknięcia, realokować zasoby, itd.;
  • wdrożyć złożone algorytmy, które sprawią, że w danym miesiącu będą wykonywane czynności, które faktycznie są uzasadnione. Prosty przykład – nie będą analizowane salda, które były analizowane w poprzednim miesiącu, a się nie zmieniły. Takich algorytmów możemy zbudować dziesiątki, co ewidentnie zmniejsza ilość pracy, i to tej generującej najmniej lub w ogóle wartości dodanej;
  • przeglądać statystyki procesu zamknięcia miesiąca w różnych wariantach – czas per zadania, ilość błędów, data zakończenia, osoby zaangażowane, itd.;
  • łatwo sprawdzić kompletność procesu i dokumentację, ponieważ w systemie będziemy mieli nie tylko udokumentowaną informację na temat statusu wykonania zdania, ale (co ważne) udokumentowaną procedurę jego wykonania;
  • wykorzystać pracę z poprzednich miesięcy m.in. dzięki algorytmom opisanym powyżej. Praca wykonana w poprzednich miesiącach może być wykorzystana w kolejnych zamknięciach. Znów prosty przykład – jeśli zweryfikowaliśmy saldo konta i w kolejnym miesiącu saldo się nie zmieniło – system automatycznie uzna że procedura została wykonana także w najnowszym zamknięciu;
  • udostępnić czytelną i bogatą dokumentację audytorowi, co może znacząco skrócić procedury audytowe