7 cech nowoczesnego Biura Zarządzania Projektami

Czy Biuro Zarządzania Projektami ma szanse nadążać za dzisiejszymi trendami w biznesie? Wielozadaniowość oraz koordynacja zdalnej pracy zespołów projektowych to kluczowe cechy, jakimi powinno wyróżniać się nowoczesne, „cyfrowe PMO”.

Trudno tu o jakąś rozległą polemikę, ponieważ punktem wyjścia z pewnością będzie wdrożenie dobrego programu, który praktycznie z automatu wniesie nową jakość do sposobu zarządzania projektami i funkcjonowania PMO.

Cyfryzacja Biura Zarządzania ProjektamiSamo Biuro Zarządzania Projektami po wdrożeniu takiego narzędzia osiągnie przynajmniej dwie najważniejsze korzyści: stopniowo zacznie stawać się cyfrowe, a jednocześnie jego rola stanie się bardziej strategiczna.

Czas, który dotychczas PMO przeznaczało na zdobywanie informacji i produkowanie raportów zostanie zastąpiony przez analizę, formułowanie wniosków i doradztwo zarówno dla kierowników projektów, jak też dla kadry zarządzającej. Ważną rolą biura nadal pozostanie projektowanie i wdrażanie standardów, szerzenie wiedzy oraz pilnowanie dyscypliny na projektach.

Kluczowe funkcje cyfrowego PMO

Poniżej zamieszczam wybrane funkcjonalności, na które warto zwrócić szczególną uwagę w przypadku decyzji o wyborze i wdrożeniu narzędzia informatycznego, wspierającego sposób funkcjonowania nowoczesnego i cyfrowego Biura Zarządzania Projektami.

  1. Czytelne powiązanie celów strategicznych firmy z projektami i miernikami KPI. Zarząd firmy musi mieć pewność, że strategia jest odpowiednia wsparta przez konkretne inicjatywy, z czytelnym przypisaniem odpowiedzialności za ich realizację a ich postęp można śledzić obserwując konkretne mierniki KPI oraz statusy realizacji projektów.
  2. Mechanizm oceny atrakcyjności pomysłów na projekty (scoring system) pozwala wybierać te z największym potencjałem dla rozwoju firmy oraz istotnie obiektywizuje i ułatwia dyskusje w Zarządzie. W systemie można gromadzić pomysły na potencjalne projekty co zwiększa kulturę zaangażowania pracowników w rozwój i ciągłe doskonalenie organizacji.
  3. Kontrola nad zmianami w planie projektu – bardzo przejrzysty system pokazujący „ewolucję” projektu od jego początku zapewnia, że projekty przestają toczyć się „w nieskończoność”. Każda istotna zmiana w planie projektu jest autoryzowana przez jego Właściciela a historia takich zmian wraz z ich uzasadnieniem jest łatwo dostępna.
  4. Automatyczne przeglądy projektowe ułatwiają pracę PMO a Zarząd firmy ma dostęp do statusów o bieżącej sytuacji projektowej firmy.
  5. Elastyczne tworzenie dowolnych raportów. Nowoczesne systemy pozwalają pracownikom PMO w łatwy sposób tworzyć dowolne raporty
  6. Czytelne ścieżki akceptacji i przepływu informacji w czasie bieżącym. Dobry system powinien pozwolić ułożyć czytelne ścieżki akceptacji a następnie „pilnować” szybkiego podejmowania decyzji
  7. Zarządzanie ryzykami – ewidencja ryzyk projektowych pozwala zawczasu je zidentyfikować i odpowiednio wcześnie przedsięwziąć takie działania, które nie dopuszczą do zmaterializowania się ryzyk.

Program dla PMO – Project Management Office

Jeśli miałbym zaproponować jakąś krótką listę systemów, które w pełni lub częściowo spełniają powyżej opisane wymagania to byłaby ona następująca:

  • Primavera,
  • PlanView,
  • BlueAnt,
  • MS Project Server,
  • FlexiProject,
  • Workfront,

Przed podjęciem decyzji warto upewnić się, że organizacja zidentyfikuje największe wyzwania, jakie mogą pojawić się na drodze do cyfryzacji funkcjonowania PMO. Kilka najważniejszych przedstawiłem na blogu InnPoland, gdzie dzielę się spostrzeżeniami i wskazówkami na temat nowoczesnego podejścia do zarządzania projektami w firmie.

 


Włodzimierz Makowski

Członek Zarządu FlexiSolutions odpowiedzialny za rozwój obszaru zarządzania projektami. Wspiera organizacje w doskonaleniu obszaru zarządzania projektami i portfelami projektów. Specjalizuje się również w zarządzaniu strategicznym, efektywnością i optymalizacji procesów biznesowych.