Czy zamknięcie roku musi być problemem?

Początek roku to trudny okres dla firm doradczych i wdrożeniowych, dostarczających rozwiązania dla działów finansowych. Pełnia „sezonu audytowego” praktycznie odcina konsultantów od kluczowych osób decyzyjnych po stronie Klienta. Zorganizowanie jakiegokolwiek spotkania projektowego jest trudne – Dyrektorzy Finansowi, Główne Księgowe i Kontrolerzy Finansowi są tak silnie zaangażowani zadania związane z zamknięciem roku i badaniem sprawozdań finansowych. Trudno nawet zaplanować to spotkanie, bo salki konferencyjne są okupowane przez audytorów.

Dyrektor Finansowy wraz Główną Księgową w „spółce A” wczoraj do późna w nocy analizował i wyjaśniał księgowania dotyczące wyceny zapasów. Księgowi w „spółce B” potrzebują „na wczoraj” przygotować podsumowanie kalkulacji związanych z wyceną wytypowanych kontraktów długoterminowych za cały ubiegły rok. Dział Treasury „spółki C” jest wycieńczony próbami uzgodnienia przyjętej wyceny długoterminowych instrumentów finansowych z modelem przygotowanym przez audytora. To tylko wybrane przykłady z podwórka „moich” Klientów z ostatnich tygodni. Uogólniając je, można przyjąć, że w „sezonie audytowym” pracownicy działu finansów większość swego czasu spędzają na sprawdzaniu, uzgadnianiu, potwierdzaniu i (niestety) korygowaniu dokumentacji księgowej za rok ubiegły!

Mam poniekąd trudność, by obiektywnie stwierdzić czy jest to stały trend czy jakaś specyfika tego roku wynikająca z kumulacji tego typu problemów w firmach, z którymi mam styczność lub z jakiejś specyficznej percepcji tego typu problemów po mojej stronie, czy wymuszonej zmianami prawnymi rotacji firm audytorskich, badających sprawozdania finansowe spółek. Niemniej jednak nurtuje mnie przekonanie, że początek roku może być spokojniejszy, a proces badania sprawozdań finansowych nie musi wiązać się ze stresem i nadgodzinami po stronie Klienta.

To przekonanie budują we mnie pomyślne przykłady wdrożenia u naszych Klientów formalnego, systematycznego procesu uzgadniania sald księgowych. Sprowadza się on do tego, że w ramach procesu zamknięcia miesiąca / kwartału / roku zespół księgowy samodzielnie, bez obligatoryjnego przymusu i presji zewnętrznej weryfikuje i dokumentuje poprawność sald na kontach bilansowych. Proces uzgodnienia sald wpisany w kalendarz zamknięcia okresu pozwala:

  • wychwycić z wyprzedzeniem błędy i pominięcia,
  • zapewnić zgodność raportowania zarządczego i śródrocznego z przyjętymi politykami rachunkowości,
  • systematycznie gromadzić dokumentację potwierdzającą poprawność ewidencji księgowej.

W pewnym uproszczeniu, proces accounts reconciliation (wstępujący praktycznie we wszystkich opracowaniach dotyczących najlepszych praktyk dla procesów raportowania i sprawozdawczości) stanowi działanie prewencyjne, zapewniające Dyrektorowi Finansowemu komfort i poczucie „porządku w księgach” przez cały rok, nie tylko na okoliczność współpracy z audytorem.

FlexiSolutions od ponad dwóch lat wspiera swych Klientów we wdrożeniu tego rodzaju procesu poprzez wdrożenia systemu FlexiReconciliation. Jest to unikalne rozwiązanie, które pozwala na skonfigurowanie procesu uzgodnienia w sposób umożliwiający jego efektywne przeprowadzenie, bez znaczącego obciążania pracą zespołu księgowego. Przywołany system pozwala między innymi na:

  • zdefiniowanie procedur uzgodnieniowych dla poszczególnych kont,
  • dostosowanie zakresu i szczegółowości uzgodnień do specyfiki kalendarza sprawozdawczego spółki (pozwalając na prowadzenie podstawowych testów weryfikacyjnych dla krytycznych kont w cyklach miesięcznych oraz wymuszając pełne uzgodnienie i wyjaśnienie błędów w okresach, w których występują zewnętrzne obowiązki sprawozdawcze),
  • koordynację i kontrolę nad przebiegiem całego procesu.

Tak jak wspominałem, absolutnie nie twierdzę, że moje obserwacje mogą być w procesy sposób uogólnione na całość przedsiębiorstw podlegających obowiązkowi publikacji i badania sprawozdań finansowych. Niemniej jednak, jeżeli problemy, o których wspominam, w jakiś sposób dotykają również Twojej firmy, być może warto zainteresować się wdrożeniem zmian prewencyjnych. To zamknięcie roku trzeba już domknąć „po staremu” (o ile rok obrotowy spółki nie kończy się za kilka miesięcy), ale w inicjatywach lub celach na rok 2018 już teraz można sobie zanotować, co najmniej, przygotowanie business case dla włączenia procesu accounts reconciliation do harmonogramu prac w trakcie zamknięcia miesiąca.


O autorze:

Mariusz Sumiński – Dyrektor Zarządzający. Odpowiada za ofertę produktów i usług w obszarze finansów i controllingu. Zarządza rozwojem i wdrożeniami rozwiązań FlexiSolutions. Ekspert w zakresie projektowania i wdrożeń nowoczesnych systemów IT usprawniających procesy biznesowe i dostarczających informację menadżerską na wszystkich poziomach firmy. Absolwent Wydziału Elektroniki i Technik Informacyjnych Politechniki Warszawskiej. Ukończył studia podyplomowe w zakresie Międzynarodowych Standardów Rachunkowości oraz studia doktoranckie w dyscyplinie Zarządzanie na Akademii Leona Koźmińskiego.
Autor wielu artykułów specjalistycznych publikowanych na łamach prasy branżowej.