Jak przygotować propozycję budżetu dla działów biznesowych?

Przygotowanie corocznego budżetu jest kompleksowym projektem, wymagającym skoordynowania przepływu informacji pomiędzy działami biznesowymi przedsiębiorstwa, a działem kontrolingu odpowiedzialnym za przygotowanie planu finansowego na nadchodzący rok. Praktyka pokazuje, że część menedżerów zarządzających działami biznesowymi nie do końca wie w jaki sposób właściwie zaplanować koszty swoich MPK.

Jak przygotować budżet - krok po krokuWstępna propozycja budżetu może im w tym pomóc, stanowiąc dla menedżerów MPK informację o oczekiwanym przez organizację poziomie kosztów w ich obszarach odpowiedzialności. Warto zatem zarezerwować czas w harmonogramie budżetowym na jej przygotowanie, gdyż finalnie może to znacznie przyspieszyć proces planowania kosztów MPK przez menedżerów działów oraz ułatwić jego późniejszą weryfikację przez kontrolera finansowego.

Przygotowanie propozycji budżetu – krok po kroku

Krok 1. Dane historyczne

Koszty OPEX generowane przez działy biznesowe w większości przypadków są kosztami stałymi, dlatego ich planowanie najczęściej opiera się na analizie wyników historycznych. Punktem wyjścia przygotowania propozycji budżetowej jest odpowiednie przygotowanie danych finansowych w perspektywie rodzaju kosztów (konta księgowe) oraz centrów odpowiedzialności (MPK). Źródłem danych historycznych jest zestawienie obrotów i sald księgi głównej (obrotówka) i/lub zapisy księgowe, gdy konieczna jest analiza dokumentów księgowych za rok bieżący.

Krok 2. Budżet jako dopełnienie propozycji

Dział finansowy zazwyczaj zaczyna prace nad budżetem na kolejny rok w ostatnim kwartale roku bieżącego, w związku z czym dane dotyczące wykonania nie obejmują pełnych 12 miesięcy. Aby otrzymać wartość kosztów za cały rok, należy brakujące dane uzupełnić planem, którym najczęściej jest budżet na rok bieżący lub jego rewizja.

Wynikiem wykorzystania planu jest stworzenie prognozy (forecast) 9+3 (lub 10+2 w zależności od momentu przygotowania propozycji budżetowej), która jest połączeniem danych z realizacji za 9 miesięcy (actual) oraz dopełnienia pozostałych 3 miesięcy danymi zaplanowanymi (budget).

Krok 3. Eliminacja fluktuacji

Kolejnym krokiem w przygotowaniu pierwszej wersji budżetu dla właścicieli MPK jest eliminacja wahań kosztów w czasie, które pojawiły się w danych historycznych i powodowały odchylenia od średniej. Będą to fluktuacje wynikające z kosztów poniesionych incydentalnie (np. koszty konferencji rocznej) lub będące rezultatem pomyłki księgowej (np. brak faktury za najem powierzchni biurowej w jednym miesiącu i w kolejnym zaksięgowanie dwóch dokumentów – za bieżący oraz poprzedni miesiąc).

Wahania kosztów za miniony okres będą nieadekwatne dla nadchodzącego roku, dlatego tworząc propozycję budżetu należy je wyeliminować. Najłatwiejszym i najczęściej stosowanym sposobem jest wykorzystanie średniej arytmetycznej (suma rocznych kosztów podzielona przez 12 miesięcy), by uzyskać w ten sposób płaski rozkład kosztów na przełomie roku.

Krok 4. Korekta propozycji

Kontroler, przygotowując propozycję budżetową, powinien uwzględnić dodatkowe założenia dotyczące planowanych kosztów, odzwierciedlające spodziewane procesy gospodarcze (np. planowana inflacja), oczekiwania organizacji (np. optymalizacja kosztów) czy specyfikę biznesu (np. sezonowość).

W tym celu należy skorygować poszczególne rodzaje kosztów dla wszystkich lub wybranych centrów odpowiedzialności o odpowiedni wskaźnik wzrostu/spadku oraz ewentualnie uwzględnić fazowanie kosztów w czasie, w celu odzwierciedlenia sezonowości kosztów.

Krok 5. Koszty planowane centralnie

Ostatnim etapem może być uzupełnienie propozycji budżetowej o koszty planowane centralnie, do których należeć będą m.in. koszty osobowe (wynagrodzenia, benefity pracownicze, abonament telefoniczny, licencje na oprogramowanie itd.), koszty floty (koszt paliwa, myjni, przeglądów rocznych itd.), koszty dotyczące środków trwałych (amortyzacja). Tego rodzaju koszty są planowane centralnie dla całej organizacje przez dział HR czy dział inwestycji. Kontroler powinien zadbać o to, by właściciele MPK nie mogli manipulować wartością tych kosztów w formularzach planistycznych.

Krok 6. Scenariusz referencyjny

Kompletny formularz planistyczny, poza propozycją budżetu na nadchodzący rok, powinien zawierać także dane referencyjne za rok bieżący, by menedżer planujący koszty mógł porównać dane rok do roku na poszczególnych rodzajach kosztów. Scenariusz referencyjny tworzony jest poprzez połączenie dostępnych danych wykonania oraz budżetu dla miesięcy pozostałych do końca roku.

Stworzenie propozycji budżetu dla działów biznesowych będzie jeszcze efektywniejsze, gdy do jej przygotowania zostanie wykorzystany system do planowania finansowego FlexiReporting. System wykona wszystkie powyższe czynności i automatycznie wygeneruje formatki planistyczne z wstępną propozycją budżetu dla właścicieli MPK, oszczędzając tym samych czas kontrolera finansowego.