Jak wdrożyć biuro zarządzania projektami cz. 1

Przedsiębiorstwa coraz częściej zastanawiają się w jaki sposób efektywnie realizować projekty.

Wdrożenie biura zarządzania projektami w firmieW tym celu wdrażają procesy, metodyki i standardy zarządzania projektami mające zapewnić, że ich produkty projektów będą dostarczone na czas, w założonym budżecie i z odpowiednią jakością. W skali przedsiębiorstwa zdolność do osiągnięcia najlepszych rezultatów w zarządzaniu projektami wynika tymczasem z możliwości i umiejętności wdrożenia jednolitych procesów i standardów w całej organizacji.

Aby sprostać temu wyzwaniu wiele przedsiębiorstw decyduje się na powołanie w swoich strukturach Biura Zarządzania Projektami (BZP) czyniąc je odpowiedzialnym za różne aspekty realizacji projektów.

Jaka jest rola Biura Zarządzania Projektami (BZP)?

Do zadań i odpowiedzialności Biura Zarządzania Projektami można przypisać wiele usług i produktów związanych z zarządzaniem projektami. Podstawowym obowiązkiem takiej organizacji jest zapewnienie i wdrożenie jednolitych procesów i standardów zarządzania projektami w przedsiębiorstwie oraz ciągłe ich doskonalenie.

Jednak w zależności od potrzeb, wizji oraz celów BZP może zajmować się monitorowaniem i raportowaniem projektów, szkoleniami, wsparciem i doradztwem, zarządzaniem portfelem projektów i innymi. Przedsiębiorstwa najczęściej wskazują na następujące funkcje BZP występujące w ich organizacjach:

  • Metodyka Zarządzania Projektami, standardy – wdrożenie i zarządzanie,
  • Polityki projektowe, procedury, formatki – wdrożenie i zarządzanie,
  • Monitorowanie i kontrola projektów/programów,
  • Doradztwo i szkolenia dla Kierowników Projektów,
  • Inicjacja projektów / programów,
  • Procesy – wdrożenie i zarządzanie,
  • Koordynacja projektów,
  • Zamykanie projektów/programów,
  • Realizacja projektu monitorowanie i kontrola,
  • Dashboardy i karty oceny – wdrożenie i zarządzanie.

Co daje wdrożenie Biura Zarządzania Projektami?

Decydując się na powołanie Biura Zarządzania Projektami często próbujemy odpowiedzieć sobie na pytanie „Jaką wartość przyniesie wdrożenie BZP w naszej organizacji?”. Samo zdefiniowanie wartości BZP może okazać się trudne do zrealizowania. Wdrożenie Biura Zarządzania Projektami wymaga nakładów na odpowiedni personel, uruchomienie oraz potrzebuje czasu do osiągnięcia pełnej dojrzałości organizacyjnej. Z tej perspektywy możemy dojść do wniosku, że BZP stanowi jedynie centrum kosztów, które w trudnych czasach kryzysu obciąża dodatkowo działalność firmy.

Jednak należy pamiętać, że Biuro Zarządzani Projektami powołujemy do tego, żeby aktywnie wspierało zarządzanie projektami. Dzięki temu nasze projekty będą realizowane zgodnie z harmonogramem, w założonym budżecie i ogólnie rzecz ujmując szybciej i lepiej niż do tej pory. To natomiast przełoży się na wymierne korzyści i oszczędności płynące z efektywniejszej realizacji projektów w przedsiębiorstwie.