Jak zoptymalizować zamknięcie miesiąca – case study wdrożenia dla Torf Corporation

Większość Dyrektorów Finansowych i Głównych Księgowych myśląc o optymalizacji procesu księgowego zazwyczaj wyobraża sobie wielomiesięczny projekt angażujący znaczne zasoby po stronie organizacji oraz wymagający istotnego wsparcia ze strony konsultantów zewnętrznych. Idea wykorzystania specjalizowanego systemu informatycznego, który pomoże w zdefiniowaniu i śledzeniu zadań wykonywanych w trakcie zamknięcia zdaje się dodatkowo wydłużać i komplikować całe przedsięwzięcie.

Tymczasem, patrząc z perspektywy ostatnich zrealizowanych przez FlexiSolutions wdrożeń systemu FlexiClosing, wprowadzenie istotnych usprawnień połączonych z zapewnieniem pełnej transparentności procesu zamknięcia miesiąca dla wszystkich uczestników jest możliwe w czasie zaledwie jednego miesiąca!

Zamknięcie miesiąca z systemem FlexiClosing dla Torf CorporationBy opowiedzieć, jak wygląda taki projekt, zaprezentujemy studium przypadku niedawnego wdrożenia naszego rozwiązania w Torf Corporation – wiodącej firmie z branży FMCG, właścicielowi marki Tołpa oraz producencie popularnych kosmetyków dostępnych w Polsce i za granicą.

Cały projekt, składał się z dwóch strumieni: biznesowego i technicznego. Celem prac zespołu biznesowego (w skład, którego wchodzili Główna Księgowa o Kontroler Finansowy Torf Corporation oraz Kierownik Projektu ze strony FlexiSolutions), było przygotowanie listy zadań, które zostaną wprowadzone do systemu. W trakcie spotkania warsztatowego inicjującego projekt szczegółowo omówiliśmy metodykę opisu procesu zamknięcia miesiąca zawartą w systemie FlexiClosing, tak by zespół projektowy Klienta był w stanie patrzeć na działania wykonywane w trakcie dotychczasowego zamknięcia miesiąca, jako na sekwencje powiązanych ze sobą zadań, z których każde posiada swego właściciela, terminy oraz oczekiwane produkty dokumentujące jego wykonanie. Na tej podstawie zespół Torf Corporation przygotował w kolejnych dwóch tygodniach pełną, usystematyzowaną mapę procesu zamknięcia miesiąca wykorzystując do tego predefiniowany szablon procesu dostarczonego przez FlexiSolutions.

Prace w strumieniu technicznym obejmowały przygotowanie środowiska niezbędnego do prawidłowego działania systemu oraz późniejszy import mapy procesu wypracowanej w strumieniu biznesowym. Ostatnim etapem projektu, było przeprowadzenie warsztatu końcowego celem, którego było przygotowanie zespołu Klienta do przeprowadzenia pierwszego procesu zamknięcia miesiąca z wykorzystaniem systemu FlexiClosing – użytkownicy systemu (zespół księgowy oraz wybrane osoby z jednostek biznesowych) zostali odpowiednio przeszkoleni, zaś zespół projektowy przeprowadził symulację działania systemu weryfikując w ten sposób poprawność i kompletność zdefiniowanej sekwencji zadań.

Wdrożenie i optymalizacja zamknięcia miesiaca z systemem FlexiClosingTym sposobem, zaledwie miesiąc od uruchomienia projektu możliwe było pierwsze produkcyjne wykorzystanie systemu w trakcie zamknięcia miesiąca, co formalnie oznaczało zakończenie wdrożenia. Nie oznacza to jednak końca optymalizacji procesu zamknięcia w Torf Corporation. Wręcz przeciwnie – możliwość monitorowania przebiegu procesu, terminowości poszczególnych zadań i analizy powstających odchyleń dostarcza menadżerom zarządzającym zespołem księgowym użytecznych informacji pozwalających na wprowadzanie kolejnych udoskonaleń. Przykłady Torf Corporation oraz innych naszych Klientów pokazują, iż korzystanie z FlexiClosing pozwala zbudować kulturę stałej ewaluacji i optymalizacji procesów księgowych, co z kolei przyczynia się do systematycznej poprawy jakości i terminowości procesu.

Przedstawione studium przypadku jednoznacznie wskazuje, iż dysponując odpowiednim know-how oraz sprawdzonymi rozwiązaniami informatycznymi możliwe jest wprowadzenie istotnych usprawnień w procesie zamknięcia miesiąca oraz zainicjowanie ewolucyjnych zmian, które stopniowo pozwolą wyeliminować nieefektywności i ryzyka tkwiące w obecnych procesach.

Zapraszamy do kontaktu, jeżeli chciałbyś dowiedzieć się więcej na temat korzyści dostarczanych przez rozwiązania FlexiSolutions oraz poznać metodykę naszej pracy w projektach doskonalenia procesu zamknięcia miesiąca!