Kiedy potrzebny jest system do zarządzania projektami?

Podejmowanie strategicznych działań firmy, np. wdrożenia nowego produktu czy otworzenia kolejnej filii, wymaga odpowiedniego przygotowania.

Kiedy firma potrzebuje systemu do zarządzania projektamiPracę nad każdym projektem można dziś wspierać dzięki systemom opracowanym z myślą o poprawie efektywności pracy i wspieraniu zespołu na każdym etapie prac. Ułatwiają one m.in. planowanie, tworzenie harmonogramu, nadawanie poszczególnym zadaniom priorytetu czy przydzielanie ich do poszczególnych pracowników. W jakich sytuacjach wykorzystanie nowoczesnych systemów do pracy z projektami może okazać się szczególnie pomocne?

Nadzór nad różnymi projektami

Dostępne na rynku systemy do zarządzania projektami mogą być przygotowane tak, by wspierać podstawowe zadania osób odpowiedzialnych za pracę zespołu. Inne zostały natomiast zaprojektowane do administrowania konkretnym obszarem projektów – np. posiadają funkcje, które ułatwiają wdrażanie nowych produktów lub pomagają w monitorowaniu projektów inwestycyjnych.

Przy wyborze systemu firmowego należy zastanowić się nad aktualnymi potrzebami organizacji albo wybierać takie aplikacje, które są jak najbardziej uniwersalne – można wykorzystywać je na każdym etapie projektu, ale również skonfigurować zgodnie z charakterem danego przedsięwzięcia.

Jeśli nadzór nad projektami sprawuje wielu kierowników, dobrym rozwiązaniem jest zakup oprogramowania wykorzystującego wewnętrzną sieć firmy (Intranet). Dzięki temu każdy z kierowników będzie mógł nadzorować postępy prac zespołu z dowolnej lokalizacji firmy.

Jednolite standardy w organizacji

Zakup jednego systemu do zarządzania projektami może rozwiązać problem z pewnym chaosem informacyjnym. A o taki nietrudno, jeśli w organizacji przeprowadza się wiele projektów o różnorodnym charakterze i są one nadzorowane przez wielu kierowników. Każdy z nich, aby usprawnić swoją pracę, może na własną rękę wykorzystywać narzędzia dostępne na rynku. W tej sytuacji pojawiają się problemy z komunikacją w zespole – osoby zaangażowane w realizację projektu nie posiadają wglądu do centralnej bazy danych o aktualnie realizowanych zadaniach, trudno im zweryfikować postępy prac, co prowadzi do spadku efektywności.

Zakup systemu do zarządzania projektami, który będzie narzędziem pracy dla wszystkich pracowników, powinien rozwiązać tego rodzaju kłopoty. Trzeba jednak wybrać takie oprogramowanie, które pozwoli przypisać poszczególnym użytkownikom zróżnicowany dostęp do funkcji aplikacji (możliwość wglądu, edytowania zadań, przydzielania zadań, tworzenia nowych projektów etc.).

Ograniczenie kosztów

Wdrożenie jednolitego systemu do zarządzania projektami, systemu o odpowiedniej architekturze i funkcjach, może również posłużyć jako narzędzie podnoszące kompetencje i umiejętności zespołu zaangażowanego w pracę nad ich realizacją. Oprogramowanie z intuicyjnym interfejsem pozwoli wykorzystywać pracownikom narzędzia, z którymi dotąd nie mieli styczności.

W wielu przypadkach może się okazać, że nowoczesny system zarządzania będzie dobrą alternatywą dla kosztownych szkoleń – wykonawcy i administratorzy projektów będą wykorzystywać funkcje zwiększające efektywność pracy i pozwalające na zarządzanie ryzykiem od razu w praktyce, bez konieczności teoretycznego przygotowania. Trzeba jednak w tym przypadku wybrać narzędzie o prostej architekturze, bazujące na rozwiązaniach znanych pracownikom z innych aplikacji (np. oprogramowania biurowego), by ułatwić im od początku korzystanie z nowego systemu. Takie podejście z czasem zaprocentuje – dużo łatwiej będzie przestawić się kierownikom projektów i wszystkim wykonawcom, kiedy zdecydujemy się na zakup oprogramowania bardziej zaawansowanego, udostępniającego pracownikom kolejne, bardziej skomplikowane funkcjonalności.

Zastosowanie systemów do zarządzania projektami w firmie znacznie usprawnia pracę przy ich wdrożeniu. Stanowi źródło rzetelnych informacji o postępach prac i pozwala jasno wskazać osoby odpowiedzialne za wykonanie poszczególnych zadań. Kierownicy projektów otrzymują również pakiet dobrych praktyk i wszelkie narzędzia ułatwiające wykonywanie codziennych  obowiązków.