Planowanie i budżetowanie wynagrodzeń w przedsiębiorstwie

Przygotowanie kompletnego budżetu kosztów pracy wymaga uwzględnienia w modelu szeregu składników wpływających na łączne koszty pracodawcy związane z wynagrodzeniami. Punktem wyjścia jest oczywiście plan zatrudnienia i budżet wynagrodzeń, wszak każdemu pracownikowi należy się pensja zgodnie z umową. Zwyczajowo jednak pod pojęciem budżetu wynagrodzeń kryje się zdecydowanie więcej niż zasadnicze uposażenie pracownika.

Całkowity koszt pracodawcy związany z wynagrodzeniami – jakie składniki ująć w budżecie?

Planowanie i budżetowanie wynagrodzeń w przedsiębiorstwie

Menadżerowie jednostek biznesowych, analitycy i kontrolerzy finansowi pod pojęciem budżetowania lub prognozowania HR rozumieją najczęściej proces angażujący większą bądź mniejszą część organizacji, którego ostatecznym rezultatem jest plan zatrudnienia (ilu i jakich pracowników firma zamierza zatrudniać w poszczególnych komórkach organizacyjnych w najbliższych miesiącach) oraz wyrażony kwotowo budżet całkowitych kosztów przedsiębiorstwa związanych z pracownikami.

Projektując strukturę linii planistycznych w modelu budżetowania HR, powinniśmy uwzględnić i odwzorować istotne składniki wpływające na ostateczną wartość wypłacanych wynagrodzeń i kosztów pozostających po stronie pracodawcy, które wynikają z zapisów kodeksu pracy oraz regulaminów i porozumień wewnątrzzakładowych. Tym samym tworząc, typowy plan wynagrodzeń zazwyczaj ujmiemy w nim:

  • wynagrodzenia podstawowe, zgodnie z warunkami umowy pracownika lub (w przypadku wakatów i nowych etatów) z medianą widełek dla danego stanowiska,
  • premie regulaminowe i uznaniowe (planowane na podstawie regulaminów wynagradzania oraz warunków i schematów premii motywacyjnych właściwych dla danego stanowiska),
  • koszty godzin nadliczbowych (przy założeniu, że w firmie występują one w wymiarze uzasadniającym i planowane są w budżecie wynagrodzeń) lub ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych,
  • dodatki funkcyjne, stażowe ryczałty (np. korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych) przynależne poszczególnym pracownikom zgodnie z przyjętymi regulacjami branżowymi lub wewnątrzfirmowymi,
  • pozostałe elementy wynagrodzenia pracownika wynikające ze specyfiki przedsiębiorstwa i przyjętych wewnętrznie zasad wynagradzania i premiowania.

Tak skonstruowany, kompletny plan wynagrodzeń pozwala na dalsze kalkulacje prowadzące do wyznaczenia całkowitego budżetu kosztów pracy – obciążeń kosztów pracodawcy z tytułu składek ZUS czy uczestnictwa pracowników w PPE.

Tworzenie planu wynagrodzeń – jak system IT może usprawnić proces

Typowym narzędziem wykorzystywanym w procesie planowania wynagrodzeń jest arkusz Excel. Nawet w dużych firmach, zatrudniających kilkaset lub więcej osób, analitycy i specjaliści z działów kadr i płac budują modele budżetowe z wykorzystaniem formuł arkusza kalkulacyjnego. Różne wymiary planowania (pracownicy, jednostki organizacyjne, miesiące, składniki wynagrodzeń) sprawiają, iż są to często bardzo duże i trudne w utrzymaniu pliki. W takiej architekturze największym problemem nie jest przygotowanie pierwszej wersji planu, lecz późniejsza aktualizacja budżetu wynagrodzeń.

Utrzymanie spójności i poprawności danych i formuł przy zmieniających się założeniach w kwestii obsadzania wakatów, uruchamiania nowych etatów, awansów czy przesunięć pracowników pomiędzy jednostkami, jest niezbędne do prawidłowej kalkulacji powiązanych składników – premii, godzin nadliczbowych, dodatków, ZUS. Praca z takim plikiem budżetowym często postrzegana jest jako „chodzenie po linie” – drobny błąd w kopiowaniu formuły lub usuwaniu wiersza może zepsuć cały model, lub doprowadzić do raportowania nieprawidłowych wartości w planie wynagrodzeń firmy.

Z tego względu coraz większą popularnością cieszą się wspierające proces budżetowania HR specjalistyczne systemy i rozwiązania IT. Wspierają one analityków i specjalistów odpowiedzialnych za finalne przygotowanie budżetu wynagrodzeń w komunikacji z menadżerami jednostek biznesowych oraz automatyzują kalkulacje dla wszystkich ujętych w modelu składników wynagrodzenia. Umożliwiają również w prosty i intuicyjny sposób tworzyć alternatywne wersje planu kosztów HR.

Wdrożenie narzędzi takich jak FlexiReporting HR jest typowym etapem cyfrowej transformacji procesów wspierających w rozwijających się przedsiębiorstwach. Odpowiednie rozwiązanie, umiejętnie dopasowane do struktur i potrzeb danej firmy umożliwia efektywną realizację procesów budżetowania i prognozowania HR w coraz większej organizacji, bez konieczności tworzenia nowych stanowisk i etatów w dziale administracji kadrowo-płacowych.


Mariusz Sumiński - FlexiSolutions

Mariusz Sumiński – Dyrektor Zarządzający. Odpowiada za ofertę produktów i usług w obszarze finansów i controllingu. Zarządza rozwojem i wdrożeniami rozwiązań FlexiSolutions. Ekspert w zakresie projektowania i wdrożeń nowoczesnych systemów IT usprawniających procesy biznesowe i dostarczających informację menadżerską na wszystkich poziomach firmy. Absolwent Wydziału Elektroniki i Technik Informacyjnych Politechniki Warszawskiej. Ukończył studia podyplomowe w zakresie Międzynarodowych Standardów Rachunkowości oraz studia doktoranckie w dyscyplinie Zarządzanie na Akademii Leona Koźmińskiego.