Planowanie kosztów osobowych – jak może pomóc system IT

Jednym z zadań należących do typowego zakresu obowiązków specjalistów i managerów zatrudnionych w działach HR jest wsparcie organizacji w tworzeniu planu budżetu kosztów firmy. Włączenie w proces budżetowania ekspertów od spraw kadrowo-płacowych pozwala prawidłowo ująć wszystkie elementy składające się na łączny koszt pracodawcy. W większych organizacjach kalkulacja całkowitych kosztów zatrudnienia dla wszystkich pracowników firmy może okazać się mocno skomplikowana. W takich sytuacjach niezwykle pomocne okazują się wspomagające planowanie zatrudnienia i kosztów pracowniczych specjalizowane rozwiązania IT.

Kalkulatory wynagrodzeń – indywidualna kalkulacja całkowitego kosztu pracownika

Planowanie kosztów osobowych – jak może pomóc system IT

Systemy budżetowania HR rozszerzają funkcjonalność kalkulatora wynagrodzeń. W sieci z łatwością można znaleźć specjalistyczne serwisy pozwalające skalkulować łączne koszty pracodawcy przy zadanej kwocie całkowitego wynagrodzenia brutto lub netto pracownika. Kalkulator wynagrodzeń umożliwia obliczenie wysokości składek ZUS i innych obciążeń pozostających po stronie pracodawcy zgodnie z obowiązującymi regulacjami w tym zakresie. Taki kalkulator świetnie się sprawdza, gdy potrzebujemy wyliczyć koszt zatrudnienia pracownika lub odpowiedzieć na pytanie, jakie będą koszty ZUS związane z nową osobą. Jednak w procesie planowania budżetu firmy, gdy podobną kalkulację musimy wykonać dla kilkudziesięciu, kilkuset lub czasem nawet kilku tysięcy zatrudnionych, wykorzystanie kalkulatora wynagrodzeń będzie nieefektywne.

Systemy do budżetowania kosztów osobowych

Oczywiście systemy kadrowo-płacowe posiadają zaszyte reguły kalkulacji wynagrodzeń, ZUS, całkowitego kosztu pracodawcy czy kwot netto do wypłaty. Najczęściej jednak obliczenia wykonywane w procesie generowania listy płac nie mogą zostać wykorzystane przez dział HR na potrzeby modelowania i przygotowania budżetu lub prognozy. System co prawda nalicza płace, ale robi to w cyklach miesięcznych i wymaga pełnego wypełnienia kartoteki pracownika.

Tymczasem podczas tworzenia budżetu HR konieczne jest sprostanie wyzwaniom zbiorczej kalkulacji dla całego roku czy elastycznego dostosowania obliczeń do zamian w planie zatrudnienia i wynagrodzeń wprowadzanych przez kierowników poszczególnych jednostek. W większości firm budżety i prognozy HR powstają bezpośrednio w plikach arkusza kalkulacyjnego. Kontrolerzy lub analitycy HR za pomocą formuł Excela budują autorskie modele umożliwiające planowanie poszczególnych elementów składających się na koszt zatrudnienia pracownika. Następnie model jest aktualizowany poprzez naniesienie w planie zatrudnienia odpowiednich zmian spływających od jednostek biznesowych.

W większych organizacjach tak skonstruowany proces może być dysfunkcyjny. Formuły Excel, łącza pomiędzy plikami i ręczne nanoszenie kolejnych zmian może być źródłem niespójności danych i przekładać się na błędy w kalkulacji kosztów pracowniczych. W takich przypadkach optymalnym rozwiązaniem może być specjalizowany system wspierający przygotowanie budżetu HR – takie narzędzia automatyzują wszystkie etapy przygotowania planu zatrudnienia, wynagrodzeń i aktualizacji łącznego budżetu kosztów pracowniczych w przedsiębiorstwie. Organizacje zatrudniające setki i tysiące pracowników coraz chętniej sięgają po rozwiązanie takie jak FlexiReporting HR, by usprawnić komunikację i przepływ informacji w procesach budżetowania i prognozowania oraz aby wyeliminować ryzyka błędów wynikające wprost ze specyfiki działania arkusza kalkulacyjnego.


Mariusz Sumiński - FlexiSolutions

Mariusz Sumiński – Dyrektor Zarządzający. Odpowiada za ofertę produktów i usług w obszarze finansów i controllingu. Zarządza rozwojem i wdrożeniami rozwiązań FlexiSolutions. Ekspert w zakresie projektowania i wdrożeń nowoczesnych systemów IT usprawniających procesy biznesowe i dostarczających informację menadżerską na wszystkich poziomach firmy. Absolwent Wydziału Elektroniki i Technik Informacyjnych Politechniki Warszawskiej. Ukończył studia podyplomowe w zakresie Międzynarodowych Standardów Rachunkowości oraz studia doktoranckie w dyscyplinie Zarządzanie na Akademii Leona Koźmińskiego.