Project Management Office do zarządzania projektami

Wdrożenie PMO zapewnia firmie lepszą, szybszą i efektywniejszą realizację projektów z jednoczesnym zachowaniem wymaganej jakości, a co za tym idzie uzyskanie przewagi konkurencyjnej na rynku.

Co to jest Project Management Office?

Co to jest Project Management Office (PMO)Project Management Office (PMO), znane również jako Biuro Zarządzania Projektami, jest jednostką organizacyjną lub strukturą, do której przypisane są zadania związane ze scentralizowanym i skoordynowanym zarządzaniem projektami. Obowiązki PMO mogą obejmować zadania od zapewnienia wsparcia dla projektów, po faktyczną odpowiedzialność za zarządzanie projektem.

Każda organizacja chcąca wdrożyć Project Management Office musi jasno zdefiniować cele stawiane nowej strukturze. Tylko takie podejście umożliwi późniejszą kontrolę funkcjonowania PMO oraz ocenę, czy dostarczane korzyści biznesowe są zgodne z naszymi oczekiwaniami.

Jak utworzyć Project Management Office w firmie?

Na samym początku każdy powinien określić cel utworzenia Biura Zarządzania Projektami, odpowiadając na pytania „gdzie jesteśmy?”, „dokąd zmierzamy?” i „jak chcemy tam dotrzeć?”. Odpowiedź na powyższe pytania możemy uzyskać przeprowadzając wewnętrzną analizę środowiska projektowego.

Potrzeba wdrożenia PMO może być różna w zależności od:

  • branży, w której działa firma,
  • wielkości firmy,
  • osoby zgłaszającej taką potrzebę.

Rezultatem prac będzie zidentyfikowana luka miedzy zastanym modelem zarządzania projektami a wizją i oczekiwaniami jakie mamy wobec realizacji projektów. Na bazie tego powstanie kompletny plan strategiczny zawierający opis docelowego modelu (m. in. procesy, standardy, role i odpowiedzialności oraz narzędzia), plan wdrożenia, cele oraz mierniki realizacji.

Dodatkową pomocą w zdefiniowaniu oczekiwań co do docelowego kształtu zarządzania projektami w firmie jest właściwy model dojrzałości zarządzania projektami.

1. Zdefiniowanie standardów i procesów

Firmy realizujące projekty często nie korzystają ze zdefiniowanych standardów zarządzania projektami, a realizację projektów zlecają swoim pracownikom i polegają na ich doświadczeniu. Ujednolicenie tych standardów i procesów dostosowanych do specyfiki działalności firmy sprawi, iż projekty będą realizowane w jednakowy sposób, co umożliwi ich kontrolę oraz późniejszą ocenę.

2. Przygotowanie modelu i planu wdrożenia PMO

Zarządzając dużym portfelem projektowym zarząd firmy może dojść do wniosku, że potrzebuje mocnego wsparcia w celu zwiększenia efektywności i kontroli realizowanych projektów poprzez wdrożenie Project Management Office. Dokładna ocena aktualnego środowiska projektowego pomoże stworzyć koncepcję odpowiedniego rozwiązania oraz kompletny plan przygotowujący organizację do wdrożenia.

3. Wdrożenie PMO w organizacji

Zaprojektowanie optymalnego modelu działania Project Management Office musi obejmować wdrożenie procesów, standardów oraz systemów do efektywnego zarządzania PMO (takich jak system FlexiProject) oraz ustanowione mierniki skorelowane ze zdefiniowanymi celami.

4. Zarządzanie PMO, rozwój, optymalizacja

Kiedy Project Management Office nie realizuje celów, a spodziewane korzyści są dalekie od oczekiwanych, powodem takiego stanu może być brak kompetencji w prowadzeniu PMO lub źle zdefiniowany model działania. Warto więc przeprowadzić audyt, który wskaże obszary wymagające optymalizacji oraz pomoże określić rekomendacje i inicjatywy usprawniające.