Zarządzanie procesem zamknięcia miesiąca w organizacjach typu SSC

W gruncie rzeczy nie uczyni wielkiego błędu ten, kto powie, że centralne jednostki księgowe lub SSC zarządzane są przez instrukcje, listy kontrolne i procedury. Choć jest to uproszczenie, to tego typu narzędzia są podstawą.

Zamknięcie miesiąca w organizacjach SSCStruktury typu SSC zorganizowane są wokół procesów. Wiele procesów oznacza wiele zespołów procesowych, odpowiedzialnych za poszczególne obszary operacji (należności, zobowiązania itd.). W zależności od skali (liczby obsługiwanych procesów i transakcji w nich występujących) zespoły mogą być bardzo liczne. Jeżeli doda się do tego drugą cechę charakterystyczną dla centrów usług, jaką jest nacisk i stała poprawa efektywności (przykłady w zestawieniu poniżej), to bardzo łatwo sobie wyobrazić jak wiele jest zagadnień wymagających uwagi i drobiazgowego zarządzania.

Bezkompromisowa poprawa efektywności ma jednak swojego wroga. Jest nim jakość.

Niezmiennie bowiem, wyzwaniem jest utrzymanie odpowiednej jakości danych księgowych, jakości wyników pracy zespołów, jakości świadczonych usług zakłócanej wyższą niż w tradycyjnych księgowościach rotacją personelu.

Przykłady mechanizmów poprawy efektywności:

  • innowacyjne podejście do obsługi procesów w oparciu o standardy branżowe, najlepsze praktyki lub własne doświadczenia,
  • automatyzacja pracy: od wdrożenia „dużych systemów” lub systemów dziedzinowych, zmiany funkcjonalne w istniejących i integrację, rozwiązania typu document workflow, aż po makra i narzędzia typu OCR, ICR i RPA (ang. Robotic Process Automation),
  • właściwa dekompozycja procesów: podział procesów na pojedyncze zadania lub nawet czynności tak, aby możliwe było ich przypisywanie do pracowników o odpowiednich kwalifikacjach lub aby ich wykonanie było łatwe do wyszkolenia,
  • struktury organizacyjne wspierające budowanie i dostęp do wiedzy – np. eksperci skupieni w zespołach kompetencyjnych.

Elementy bezpośredniego zarządzania zespołem

Nie zmienia to jednak faktu, że kluczową rolę w kierowaniu pracą zespołów procesowych nadal odgrywa lider (kierownik). Nadzoruje on działania całego zespołu i wprowadza do pracy nowych pracowników. Wprowadzenie zwykle musi być krótkie (ze względu na wagę czasu), dlatego też dokonuje się dekompozycji procesów na prostsze zadania, aby możliwe było ich szybkie „opanowane” za pomocą podręczników lub instruktażu. Dzięki temu obowiązki danego pracownika są łatwe do kontrolowania, a w krótkim czasie przygotowuje się go do realizacji większości standardowych zadań, licząc się z tym, że obsługa wyjątków i „trudniejszych przypadków” odbywać się będzie poprzez eskalację do lidera lub do ekspertów w poszczególnych dziedzinach. Taki system zarządzania pozwala funkcjonować zespołom procesowym na co dzień.

 

Zamknięcie miesiąca – nowe, specjalistyczne systemy na stare problemy

Dużo więcej trudności przychodzi w cyklu zamknięcia miesiąca, którym rządzi presja czasu. W zależności od struktury organizacyjnej i podziału zadań, w kolejce do wykonania swoich obowiązków czekają działy księgi głównej, działy kontrolingu, działy sprawozdawcze związane zobowiązaniami raportowymi wobec klientów jak, a także zespoły podatkowe.

W dobrej sytuacji są te firmy, które posiadają procedury zamknięcia miesiąca. Ustala się w nich najistotniejsze terminy i ufa, że każdy z zespołów ich dotrzyma. Najczęściej jednak takich spisanych i łatwo dostępnych instrukcji nie ma lub, co jest zaskakujące, ograniczają się one do kilku punktów, bez szczegółowych wytycznych dotyczących np. wyliczania odpisów czy elementów kontroli. Faktyczny, bieżący status prac pozostaje niewiadomą.

Aby sprawdzić status „zamykania” zadań np.: księgowania sprzedaży, księgowania faktur zakupu, wyliczania i księgowania odpisów itd. prowadzących do zamknięcia właściwych rejestrów i na koniec do powstania rzetelnej (poprawnej i sprawdzonej) obrotówki, konieczny jest kontakt bezpośredni.

Managerowie zadają pytania liderom, liderzy pracownikom, pracownicy komunikują się między sobą. Taki łańcuszek pytań powtarza się dla każdego zagadnienia.Uzyskanie informacji jest możliwe, ale nie natychmiastowe, niedokładne, nie możliwe do gruntownej analizy i potencjalnie podjęcia działań poprawczych.

Utrzymanie jakości danych

Wspomniana wyżej obrotówka, jako produkt prac księgowych w wykonanych w trakcie miesiąca, jest zielonym światłem do dalszych prac. Jest jeden warunek – musi być wiarygodna. Stosuje się praktykę, że kadra zarządzająca centrum księgowym próbuje uzyskać taką wiarygodność, przypisując obowiązek uzgadniania sald księgowych do poszczególnych pracowników.

Niektóre plany kont składają się z nawet kilkuset pozycji. A przecież każde konto wymaga wyjaśnienia: czy zawiera poprawne obroty, dlaczego saldo nie jest ‘0’, czy jest o konkretnej wartości. Do tego składają się na nie różne transakcje i trzeba rozumieć zarówno działanie systemu jak i źródło (zdarzenie biznesowe, taką transakcje powodujące), żeby móc zweryfikować wartość salda. Pomocne są do tego wewnętrzne procedury, schematy księgowań, instrukcje. Ale nawet jeśli tego typu dokumentacyjne wsparcie dla użytkowników istnieje, to nie jest dobrze zorganizowane, dobrze przygotowane, łatwo dostępne, a ponadto nie upraszcza samej pracy.

Czy można to zmienić?

Próby automatyzacji procesu zamknięcia miesiąca sprowadzają się do mniej lub bardziej zaawansowanego sposobu osadzania, udostępniania i publikacji plików (list kontrolnych, procedur, harmonogramów) w programach przeznaczonych do zarządzania plikami czy listami zadań.

Mechanizmy poprawy efektywności dobrze sprawdzają się w przypadku obsługi transakcji. Znacznie trudniej z nich skorzystać do poprawy procesu zamknięcia miesiąca, zwłaszcza że specjalistycznych systemów przeznaczonych do procesu zamykania miesiąca praktycznie do niedawna nie było.

To się jednak zmieniło. Innowacyjne, w tym zakresie, z pewnością są rozwiązania FlexiSolutions.

Zapraszamy do zapoznania się nowymi systemami na stare problemy:

FlexiReconciliation – przeznaczony do kontroli uzgadniania sald skont księgowych oraz FlexiClosing – wspierający zarządzanie zadaniami zespołu w trakcie i na koniec miesiąca, to systemy, które radykalnie zmieniają sposób zarządzania procesem zamknięcia miesiąca.

Kluczowe cechy FlexiClosing:

  • kompletność – łatwe, jednoznaczne odzwierciedlanie map procesów na poszczególne zadania księgowych, umożliwiające wielowątkowe zarządzanie pracą zespołu,
  • przejrzystość – dekompozycja procesów na poszczególne zadania prezentowana w formie graficznej,
  • baza wiedzy – aktualne, dostępne w jednym miejscu harmonogramy zadań i opisy stanowisk dla każdego pracownika,
  • ciągłe doskonalenie procesu – raportowanie i przegląd parametrów wykonania zadań stanowiące doskonałe źródło danych do analizy nieefektywności i punkt wyjścia do projektowania i wprowadzania korekt.

Kluczowe cechy FlexiReconciliation:

  • automatyzacja pracy – kontrole i podpowiedzi (sugerowane wartości sald, salda nie wymagające uzgadniania ze względu na spełnienie kryteriów automatycznego uzgodnienia) wbudowane są w system,
  • skuteczność zarządzania – dostęp do procesu ograniczony jedynie do upoważnionych osób. Jednoznaczne przypisanie kont do odpowiedzialnych za nie pracowników. Zarządzający mają pewność, ze wszystkie procedury są przestrzegane, a zakres obowiązkowej do załączenia dokumentacji znany jest pracownikom,
  • integralność danych – wykonane działania i załączone pliki po zatwierdzeniu nie mogą być przypadkowo zmienione lub usunięte,
  • audytowalność procesu i danych – cała dokumentacja wynikowa (pliki, wyliczenia, kontrole, komentarze załączone przez użytkowników) dotycząca wszystkich cykli zamknięcia miesiąca jest „pod ręką” dla każdego upoważnionego kontrolera lub audytora procesu.

Świat SSC jest już osobną, samodzielną branżą, z własnymi potrzebami w zakresie zarządzania. Dostęp do statusu prac, statusu przetwarzania danej transakcji, audytowalność procesów w tym historia przetwarzania są niezbędne do codziennej pracy. Ograniczeniem w zdobywaniu takich informacji nie powinni być pracownicy, bowiem czas przeznaczony na dodatkową komunikację i wyjaśnienia z nimi jest zbyt kosztowny.

Nie ma wątpliwości, że efektywność SSC jest bardzo zależna optymalnego wykorzystania kapitału ludzkiego. Uwolnienie jego czasu jest fundamentem i sekretem skuteczności optymalnie działającej organizacji. Takiej skuteczności nie da się podnieść tradycyjnymi środkami (instrukcje, podręczniki, spotkania, korespondencja mailowa). Automatyzacja i wsparcie aplikacyjne wydają się więc kierunkiem bez alternatyw. Dlatego, w kontekście zamknięcia miesiąca, każde SSC powinno rozważyć wdrożenie FlexiReconciliation i FlexiClosing u siebie.

Ze szczegółowymi opisami systemów można zapoznać się na stronach dostępnych po linkami:

http://flexisolutions.pl/flexireconciliation
http://flexisolutions.pl/flexiclosing