Znaczenie systemów informatycznych w zarządzaniu projektami

W minionych dniach trafiłem na interesujący artykuł Piotra Suchodolskiego pt. „Projektujemy swój sukces – czyli jak zarządzamy projektami PR?”. Autor – związany zawodowo z branżą public relations – postanowił przeprowadzić ankietę wśród ok. 50 osób w ramach studiów podyplomowych.

Ankietowanymi były osoby pracujące zarówno w agencjach (38,8 proc. badanych), jak i po stronie klienta (61,2 proc.). Piotra Suchodolski pytał w swojej ankiecie m.in. o takie kwestie jak:

  • Jakie są główne czynniki sukcesu projektów?
  • Czy w miejscach pracy ankietowanych istnieją regulacje określające sposób realizacji poszczególnych etapów projektów?
  • Jakich technik/narzędzi używają w realizacji projektów?
  • Czy używają konkretnych metodyk zarządzania projektami?
  • Jakich programów informatycznego wsparcia zarządzania projektami używają w swojej pracy?

Zarządzanie projektami czy samą komunikacją w projekcie?

Rola programu w zarządzaniu projektamiMając na uwadze zrealizowane dotąd wdrożenia i projekty, chciałbym dłużej zatrzymać się przy ostatnim zagadnieniu. Według uczestników badania najczęściej używanym przez nich programem do zarządzania projektami jest Excel (tak uznało 87,2 proc. badanych), a na drugim miejscu znalazł się Slack (36,2 proc.).

Warto zaznaczyć, że pomimo bycia sprawdzonymi i popularnymi, narzędziom tym daleko do miana profesjonalnego oprogramowania kompleksowo wspierającego zarządzanie projektami. Dopiero w kolejnych odpowiedziach pojawia się już wskazanie na konkretne narzędzia dedykowane obszarowi project managementu. Wydaje się to dość zaskakujące.

Co daje dedykowany program?

W ramach podsumowania tych wyników, warto zwrócić uwagę na kilka kwestii. Z jednej strony niezaprzeczalnym jest fakt, że finalnie o sukcesie projektu decydują ludzie, którzy go realizują – ich kompetencje, zaangażowanie, styl pracy, efektywność wewnętrznej komunikacji itp. Z drugiej jednak strony należy pamiętać, że odpowiednio wdrożone systemy informatyczne też wnoszą bardzo dużo, a niekiedy potrafią pomóc w budowie kultury projektowej w organizacji.

Często zarządy firm lub główni dyrektorzy nie wiedzą na bieżąco jak idą projekty, więc nie podejmują wymaganych decyzji. Bez odpowiedniego systemu trudno jest też panować nad zmianami w planach projektów, śledzić ich historię oraz weryfikować czy mają one dobre uzasadnienie i odpowiednią autoryzację. Taki brak czytelnej informacji dla zarządu powoduje, że niektóre projekty „toczą się w nieskończoność”, a wiele innych po prostu się opóźnia.

Dobrze wdrożony system dyscyplinuje również zespoły projektowe do efektywniejszej pracy, ponieważ członkowie zespołów wiedzą, że ich działania są bardziej transparentne i na bieżąco obserwowane przez kierownictwo firmy. Finalnie, sam proces wdrożenia systemu bardzo dużo porządkuje w firmie i jest tą chwilą, kiedy wiele rzeczy można ustalić, doprecyzować, porozmawiać o problemach oraz rozwiązaniach. Czuję, że nie tylko ja jestem zdania, iż wiele osób tych aspektów po prostu nie dostrzega lub nawet dostrzec nie chce.


Włodzimierz Makowski

Członek Zarządu FlexiSolutions odpowiedzialny za rozwój obszaru zarządzania projektami. Wspiera organizacje w doskonaleniu obszaru zarządzania projektami i portfelami projektów. Specjalizuje się również w zarządzaniu strategicznym, efektywnością i optymalizacji procesów biznesowych.